Gehören Ordnerrücken der Vergangenheit an?
Ordnerrücken sind ein Synonym für die Ablage im Büro, lange vor dem Internetzeitalter. Wer erinnert sich nicht daran, wie alle Akten, Quittungen und sonstige Belege mühsam in ein Ordnerarchiv einsortiert wurden. Der Ordnerrücken wurde danach entsprechend beschriftet. Am Ende stand der Ordner neben vielen anderen in einem großen Archivraum. Dokumente zu finden, war oft ein Unding und brauchte lange Zeit. Dann kam endlich die Alternative. Das Internet wurde Erwachsen. Alle Belege im Büro konnten einfach digital archiviert werden. Das Finanzamt erkennt mittlerweile die digitale Archivierung für die Buchhaltung weitläufig an. Doch ist das wirklich die Alternative zu dem klassischen Ordnerücken?
Vor allem wenn es um das Thema Sicherheit geht. In den letzten Jahren wurden unzählige Firmen gehackt. Selbst staatliche Stellen, die eigentlich viel höhere finanzielle Mittel haben, um ihre Systeme abzusichern. Vor einigen Tagen wurde bekannt, dass der Hoster 1blue erpresst wird und die Hacker sogar nach einem Angriff an sehr sensible Kundendaten gelangten. Der Hoster sperrte darauf alle Kundenzugänge. Jeder Kunde musste ein neues Passwort zur Reaktivierung eintragen. Nun stellt sich eine Frage: Wenn selbst die Großen im Markt und Behörden es nicht vermögen, ihre Systeme gegen Angriffe abzusichern, wie sicher ist dann das digitale Büro für kleine und mittelständische Unternehmen?
Digitales Büro – Ein Traum der Zukunft
Das digitale oder besser das papierlose Büro war vor dem Jahre 2000 ein großer Traum vieler Firmen. Alles digital zu bearbeiten und zu archivieren ist heute möglich. Doch um welchen Preis? In vielen Bereichen führt kaum noch ein Weg an der Digitalisierung vorbei. Der tägliche Schriftverkehr läuft heute fast nur noch über Email. Postalische Briefe werden digital gespeichert. Bis heute gilt der Umstieg von Papier auf Digital als der größte Erfolgsfaktor für die digitale Transformation. Doch die Meldungen in der Presse verunsichern immer mehr Nutzer und Unternehmen. Ein Höhepunkt war erreicht, als Russland verkündete, wichtige Papiere künftig wieder über die alte, mechanische Schreibmaschine erstellen zu wollen. Der klassische Ordnerrücken ist damit wieder in greifbarer Nähe.
Bündnisse für mehr Sicherheit – Mehr Schein als Sein?
Aktionsbündnisse für mehr Sicherheit in der digitalen Welt gab es in den letzten Jahren zahlreich. Doch die Hoffnung, dass diese tatsächlich etwas bewirken ist prozentual so gering, dass es keiner weiteren Erwähnung benötigt. Die Cloud bietet die Möglichkeit, Dokumente im Büro digital zu speichern, verwalten und zu archivieren. Doch hierbei tauchen zwei Sicherheitsprobleme auf. Zu einem der Cloudanbieter. In der Regel haben einige Mitarbeiter immer die Möglichkeit, auf Kundenaccounts zuzugreifen. Das soll zwar nur bei einem Notfall erfolgen, eine Garantie ist das jedoch nicht. Zum anderen werden die Cloudanbieter permanent, 24 Stunden am Tag angegriffen. Sicherheitslücken werden gesucht. Wie erfolgreich Hacker waren, wird oft nur Publik wie im Fall von 1Blue, wenn der Schaden bereits so groß ist, das die Kunden verständigt werden müssen.
Fazit zum digitalen Büro
Das papierlose Büro vereinfacht unseren Büroalltag ungemein. Es spart Papier. Im Grunde lassen sich ganze Aktenräume digital ersetzen. Doch bei aller Bequemlichkeit vergessen wir häufig einen wichtigen Punkt: Die Sicherheit. Es wird schon gutgehen, lautet oft die Devise. Fakt ist aber auch, dass wir um das digitale Büro heute kaum herum kommen. Jeder PC ist vernetzt bzw. fast ständig mit dem Internet verbunden. Das papierlose Büro spart Zeit und Geld und bringt uns damit einen Konkurrenzvorteil. Nun stellt sich jedoch die Frage, wie wir damit umgehen wollen.
Lösungen gibt es nicht
Die Konsequenz aus dem Für und Wider ist derzeit, dass es keine allgemeingültige Lösung gibt. Jede Firma, jeder Selbstständige sollte sich sehr genau mit dem Thema Sicherheit beschäftigen. Passwörter sollten regelmäßig geändert werden. Mitarbeiter müssen zum Thema Sicherheit geschult werden. Am Ende steht aber eine Erkenntnis: Der gute, alte Ordnerrücken ist wieder aktueller denn je.
Wichtige Firmendaten sollten immer im Ordner landen und haben im digitalen Büro so weit wie möglich nichts zu suchen. Alle digitalen Ablagen müssen regelmäßig über ein Update gesichert werden. Schulungen sollen den oft fahrlässigen Umgang mit dem papierlosen Büro eindämmen. Es zeigt, bis wir das digitale Büro wirklich sicher(er) nutzen können, wird noch viel Zeit vergehen. Bis dahin sollten der Ordnerrücken und die gute alte Ablage nicht ganz aus dem Büro verschwinden.