Das Dokumentenmanagement ist für Unternehmen -beinahe aller Größen- wichtiger denn je. Durch die zunehmende Datenflut und die steigenden gesetzlichen Vorgaben, gibt es am Ende nur eine Antwort: Ein Dokumentenmanagementsystem.
Was zunächst als Pflicht klingt, kann aber auch als Vorteil für die betriebliche Arbeit angesehen werden. Das Dokumentenmanagement, kurz DMS, dient somit nicht nur zur Archivierung und Ablage, sondern kann auch direkt als Informationsplattform genutzt werden.
Wozu DMS nützlich sein kann
Machen wir uns nichts vor, das Dokumentenmanagement und die gesetzlichen Pflichten sind von Anfang an ein Bürokratiemonster gewesen. Bei der Umsetzung geht es um zwei Punkte. Zu einem das Erfüllen der gesetzlichen Vorgaben und Auskunftspflichten und zum anderen die Nutzung als Plattform für Informationen im Unternehmen selbst. Letzteres ist also ein positiver Nebeneffekt der ganzen Sache und genau da sollte angesetzt werden.
Was umfasst DMS
In der Firma gibt es Dutzende von Dokumenten. Da sind Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Verträge, Emails, Protokolle und viel mehr. Fast alle Unternehmen setzen heute zum Großteil auf Digitalisierung, so dass Papierdokumente nur noch zum Kleinstteil tatsächlich anfallen, was das Dokumentenmanagement einfacher gestaltet.
Wichtig ist eine gute Software
Um das DMS effizient zu gestalten, braucht es von Anfang an eine optimale Lösung. Das bezieht sich auf alle Betriebsgrößen, ist auch für den Solo-Selbstständigen eine effiziente Alternative zur Umsetzung. Mit der richtigen Dokumentenmanagement Software erfolgt die Speicherung an einem zentralen Ort, alle Mitarbeiter können -ohne langes Suchen- darauf zugreifen.
Herkömmliche Ablagen nicht empfehlenswert
Beim DMS stellt sich immer wieder die Frage, wie Schriftstücke und andere, gesetzeskonform und ordentlich abgelegt werden. Dabei stellt sich noch eine wichtigere Frage, die meistens unbeachtet bleibt. Mit welchem Ablagesystem finde ich ohne großen Zeiteinsatz das passende Dokument? Nicht zu vergessen, wir sprechen von elektronischen und Dokumenten in Papierform. Herkömmliche Ablagen machen daher praktisch keinen Sinn.
Wir empfehlen, von Anfang an, auf eine gute Software-Lösung zu setzen. Wer das rauszögert, wird später vor einem großen Berg stehen, der vor allem Arbeit und unnötige Ressourcen bindet. Dazu gehört auch, alle Dokument zu digitalisieren. Der alte Aktenordner macht heute keinen Sinn mehr. Auch das Finanzamt erkennt digitalisierte Belege an. Wer also von Anfang an, auf die richtige Strategie setzt, kann die gesetzlichen Auflagen erfüllen und spart Zeit durch einen schnellen Zugriff auf alle Informationen. Gleichzeitig kann auch die nachhaltige Unternehmensführung erfolgen, was letztlich ebenfalls Kosten einspart.
DMS als Steuerzentrale im Unternehmen
Das Dokumentenmanagement fördert also im besten Falle auch die Digitalisierung. Immer noch gibt es eine Vielzahl von Unternehmen, die tatsächlich Aktenordner zur Ablage nutzen. Was dabei an unnötige Zeit verloren geht, brauchen wir nicht zu erwähnen. Mit einem effizienten DMS in Verbindung mit der Digitalisierung entsteht eine zentrale Informationsbase, auf die alle Mitarbeiter ohne Zeitverlust zugreifen können.
