Posteingangsbearbeitung – Oft vergessen

Das Internet führt in vielen Bereichen zu einem Wandel. Doch altbewährtes hat seinen Sinn noch lange nicht verloren. Immer mehr Startups zeigen deutliche Probleme bei der Organisation des täglichen Büroablaufs. So zum Beispiel bei der Posteingangsbearbeitung. Gemeint sind hierbei einmal in erster Linie nicht, eMails, sondern der gute alte Brief. Auch wenn dieser bald seine Bedeutung verloren hat, gibt es immer noch zahlreiche Briefsendungen von Kunden und insbesondere Behörden. Die meisten jungen Unternehmen wissen kaum noch, wie die Bearbeitung der postalischen Eingänge überhaupt funktioniert. Also wollen wir einmal einen gemeinsamen Blick darauf werfen.

So wird der Posteingang strukturiert

Je nach Größe der Firma gibt es dabei Unterschiede. In kleineren Betrieben, wird diese Tätigkeit im Büro vorgenommen. Bei größeren Unternehmen oft über eine zentrale Poststelle. Bei einer zentralen Poststelle werden zahlreiche technische Mittel eingesetzt, um die Postverteilung technisch effizient zu organisieren. Bei kleineren Büros lohnt das aber in der Regel nicht.

Der erste Schritt ist das Sortieren. Hierbei wird Werbung aussortiert. Zugleich werden Briefe ebenfalls aussortiert, die nicht direkt geöffnet werden dürfen bzw. sollen. Hierzu gehören zum Beispiel folgende Briefe:

• Falsch zugestellt Post, Irrläufer
• Direktionspost
• Post für die Personalabteilung
• Post für den Betriebsrat
• Sowie Privatbriefe.

Alle anderen Postsendungen können geöffnet werden. Hierbei wird das Schriftgut entnommen und mit einem Eingangsstempel versehen. Beim Stempel hat jedes Unternehmen eigene Ansätze. Einige nutzen dabei nur den einfachen Datumsstempel andere versehen die Post mit weiteren Aufdrucken, um die Bearbeitung zu vereinfachen. Zum Glück gibt es im Internetzeitalter weiterhin Stempelkissen und Stempel in allen Ausführungen, um diese Aufgabe einfach und schnell erledigen zu können.

Was nicht gestempelt werden darf

Aber Achtung, natürlich darf nicht jeder Brief einfach gestempelt werden. Schecks, Zeugnisse und Urkunden dürfen nie mit einem Stempel versehen werden. Alle anderen Schriftstücke sollten mit dem Stempel rechts neben der Empfängeranschrift versehen werden.

Zur Sicherheit führen die meisten Unternehmen ein Posteingangsbuch. Das kann schriftlich erfolgen oder auf elektronischem Wege.

Nun beginnt das Sortieren

Wurde die Post bearbeitet und erfasst, soll sie nun schnellst möglichst sortiert werden. Hier hat jede Firma eigene Abläufe, die zur Organisation passen. In kleineren Betrieben wird die Post meistens namentlich sortiert. So erreicht diese gleich den richtigen Ansprechpartner.

Bildquellenangabe: Petra Bork / pixelio.de